Zum Inhalt springen

Für elektronische Kassensysteme gelten ab 2017 verschärfte Regeln

In bargeldintensiven Betrieben liegt der Fokus der steuerlichen Betriebsprüfung zunehmend verstärkt auf der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung.

In bargeldintensiven Betrieben liegt der Fokus der steuerlichen Betriebsprüfung zunehmend verstärkt auf der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung. Unregelmäßigkeiten in diesem Bereich führen hier häufig zu kräftigen Hinzuschätzungen durch das Finanzamt.
Unter elektronischen Kassensystemen sind elektronische Registrierkassen, PC-Kassensysteme und andere computergestützte Systeme zu verstehen.
Bereits im Jahr 2010 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) in der "neuen Kassenrichtlinie" seine erhöhten Anforderungen an die Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften dargelegt. Demnach muss ein Kassensystem unter anderem alle Buchungsdaten im Detail sowie weitere Daten elektronisch und unveränderbar aufzeichnen und mindestens zehn Jahre archivieren, wobei die Archivierung auch auf einem nachgeschalteten System erfolgen kann.
Im Fall einer Betriebsprüfung müssen die Daten dem Prüfer elektronisch in einem auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden können.
Damit Betriebe ihre alten Kassensysteme (ohne geforderte Speicherungsmöglichkeit) nicht zwangsläufig sofort austauschen mussten, hatte das BMF damals eine Übergangsfrist gewährt:
Unternehmer durften ihre alten Kassen demnach noch bis zum 31.12.2016 weiterhin einsetzen, sofern sie technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchgeführt hatten, die erhöhten Anforderungen an die Datenaufbewahrung zu erfüllen, oder sich die Kasse bauartbedingt nicht aufrüsten ließ.
Spätestens zum 31.12.2016 entsteht also auch bei Ihnen Handlungsbedarf, wenn Sie noch immer ein altes elektronisches Kassensystem einsetzen, das die erhöhten Anforderungen nicht erfüllt.
Derartige Kassen müssen entweder ausgetauscht oder auf den geforderten technischen Stand gebracht werden. Ignorieren Sie die neuen Regeln und setzen Sie Ihr altes Kassensystem weiterhin für die steuerliche Einnahmenermittlung ein, besteht die Gefahr, dass das Finanzamt Ihre Buchhaltung später nicht anerkennt, da Sie gegen die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verstoßen. Werden Fehler in der Ordnungsmäßigkeit festgestellt, führt dies regelmäßig zu Umsatzzuschätzungen durch den Betriebsprüfer.
Allerdings ist an dieser Stelle auch zu erwähnen, dass es grundsätzlich auch ab 2017 keine gesetzliche Pflicht gibt, überhaupt eine elektronische Kasse einzusetzen. Es steht dem Unternehmer frei auch weiterhin die sog. „offene Ladenkasse“ zu führen. Jedoch sind auch hier die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu beachten.
Für weitere Rückfragen stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung.

elenathewise © 123RF.com